Как организовать офисный переезд и учесть все нюансы

Переезд офиса – комплекс мероприятий, требующих особого внимания и скоординированных действий. Необходимо грамотно упаковать мебель и оргтехнику, выбрать подходящее транспортное средство, найти опытных грузчиков и составить план, в соответствии с которым за один или несколько дней все важные предметы и документы будут доставлены на новое рабочее место. Вам потребуется самостоятельно разбирать и собирать мебель, выбирать и закупать упаковочные материалы, которые защитят груз от повреждений.

Этапы подготовки офиса к предстоящему переезду

Чтобы процесс не затянулся на долгие месяцы и важные моменты не были упущены, к переезду следует готовиться заранее. Выполнить поставленную задачу будет легче, если поделить ее на несколько этапов:

1. Составление детального плана помещения. Надо учесть всю расставленную в офисе технику, посчитать мебель и рабочие места. Далее следует определить, каким образом в новом офисе будут располагаться вещи. Проанализируйте вместительность кабинета, учтите количество и расположение розеток, оконных проемов, коммуникаций. Такой подход позволит укомплектовать вещи, предназначенные для каждого рабочего кабинета.


2. Определение объема перевозимых вещей. Это потребуется при выборе транспортного средства, его габаритов и грузоподъемности. Малотоннажные автомобили подойдут, если предполагается переезд офиса в пределах одного района. Для переезда на дальние расстояния лучше выбирать автомобили повышенной вместительности.


3. Подготовка тяжелой и крупногабаритной мебели. Для ее погрузки нужна бригада грузчиков. Количество человек в бригаде подбирается с учетом предстоящего объема работ. Опытные грузчики не только погрузят мебель, но и правильно ее расставят внутри кабины, а также закрепят ремнями для безопасной перевозки.


4. Разборка мебели. Рекомендуется заранее демонтировать дверцы шкафов, полочки, боковые элементы, столешницы. Транспортировать мебель в собранном виде сложнее, чем в разобранном. Учитывайте, что стеклянные элементы и фурнитура требуют особого подхода к упаковке. Если мебель не разбирается, то дверцы стоит зафиксировать скотчем к боковым элементам.


5. Выбор материалов для упаковки. Упаковочные материалы должны защитить документы, ценные вещи, оргтехнику от пыли, грязи, влаги. Гофрокартон или стрейч-пленка используется для упаковки гладких изделий. Стулья или кресла можно попарно сложить стопкой и обмотать пленкой/


6. Маркировка упаковок и коробок. Обозначать тару следует таким образом, чтобы после переезда было понятно, какие вещи для какого помещения предназначены. Маркировка должна быть хорошо видна грузчикам, подписывать коробки рекомендуется с двух сторон. Маркировка вещей для офисного переезда может содержать следующие сведения:

• ФИО сотрудника;


• наименование кабинета, куда надо доставить коробку с вещами;


• перечень предметов, которые находятся внутри упаковки;


• пометка «ценное» или «хрупкое», если это необходимо.

На финальном этапе необходимо собрать доставленную мебель, распаковать оргтехнику и расставить все по своим местам. Если придерживаться представленного выше плана действий, сложностей с организацией офисного переезда не возникнет.

Правила грамотной упаковки вещей

Следуйте этому алгоритму действий, если хотите минимизировать вероятность порчи вещей во время офисного переезда:

• Приобретите коробки заранее. Сотрудники могут самостоятельно распределить по коробкам свои вещи, а также упаковать хрупкие предметы.


• Документы, папки, важные бумаги, канцелярию упаковывайте отдельно. Их следует распределить по небольшим коробкам, а потом собрать в общей таре. Для дополнительной защиты используйте полиэтиленовую пленку.


• Отключите оргтехнику от питания, отсоедините шнуры и съемные элементы. Используйте пузырчатую пленку, чтобы упаковать электронику, мониторы, системные блоки. В коробках вещи должны размещаться таким образом, чтобы обеспечивалась их неподвижность. Это требование относится и к упаковке хрупких изделий.


• Живые растения перевозите в открытой таре. Расположите их внутри салона транспортного средства.

Перед погрузкой поднимите коробку и убедитесь, что упаковка не повреждена и сможет выдержать предполагаемую нагрузку.

Виды коробок для офисного переезда

Тара подбирается с учетом размера, массы, геометрии упаковываемых изделий. При необходимости, можно дополнительно использовать гофрорешетки или листы из гофрокартона.

• 4-х клапанный гофроящик. Относится к категории самых востребованных видов гофроупаковки. Незаменим при организации офисного переезда. В нашем каталоге представлены коробки с четырьмя клапанами, которые, при необходимости, могут быть изготовлены с учетом индивидуальных размеров перевозимых вещей.


• Самосборные коробки. Для сборки таких коробок не потребуются дополнительные инструменты и приспособления. Тара отлично подходит для транспортировки среднегабаритных и мелких изделий.


• Крупногабаритная упаковка. Внутрь такой коробки можно положить большие и тяжелые вещи. Высокий уровень безопасности перевозимых грузов обеспечивается особой прочностью конструкции.

В компании Sybox представлен большой выбор упаковочной продукции, которая может потребоваться при организации офисного переезда. В каталоге на сайте вы найдете подходящие по размеру модели гофрированного короба, которые облегчат процесс вашего переезда.